Beosztás és cserék
Valaki megbetegszik, valaki szabadságot kér, és kezdődik a telefonálás, hogy ki tud beugrani.
Biztonsági cégeknek · Folyamatautomatizálás
AI-ügynökök biztonsági cégeknek
Kevesebb adminisztráció, gyorsabb ügyintézés – a munkafolyamatait mi mérjük fel, és mi építjük meg rá az ügynököket.
Egy őrző-védő vagy biztonságtechnikai cégnél a munka nagy része nem az objektumon történik, hanem az irodában: beosztás, cserék, jelentések, ajánlatok, e-mailek, számlák előkészítése. Ezeket ma már mesterséges intelligenciára épülő ügynökök is el tudják végezni – önállóan, vagy ahol Ön kéri, emberi jóváhagyással.
Önálló vagy jóváhagyásos
Egy folyamattal kezdünk
Rendszerfüggetlen
Az AI-ügynök egy feladatra betanított program, amely önállóan végez el ismétlődő munkát: olvas, összesít, előkészít, értesít.
Nem a vagyonőrt váltja ki, hanem az irodai adminisztráció egy részét.
Egyetlen folyamattal kezdünk, ahol a legtöbb idő megy el, és csak utána bővítünk.
Ön dönti el, mit végezzen az ügynök teljesen önállóan, és hol kérjen emberi jóváhagyást.
A saját működésünkben is AI-ügynökök dolgoznak, ezért nem elméletet adunk el.
01
Hol megy el az idő egy biztonsági cégnél?
Ha egy őrző-védő cég vezetőjét megkérdezzük, mi viszi el a napját, szinte mindig ugyanazok a válaszok jönnek.
Jelentések
A szolgálati naplókból, eseményekből és őrjárati adatokból havonta megbízói jelentést kell összerakni – kézzel, táblázatból táblázatba másolva.
Ajánlatok
Minden ajánlatkérésnél ugyanazokat a kérdéseket kell feltenni, ugyanazt a számítást elvégezni, és ugyanazt a dokumentumot kitölteni.
Levelezés
A beérkező e-mailek, ügyfélkérdések és megkeresések átnézése, osztályozása és megválaszolása.
Számlázás előkészítése
A teljesített órák és műszakok összesítése, a teljesítésigazolás összeállítása.
Közös bennük
Egyike sem igényel szakmai döntést minden lépésben. Szabályokat követnek – és amit szabály ír le, azt egy jól betanított ügynök el tudja végezni.
Az AI nem a szakmát váltja ki, hanem az ismétlődő adminisztrációt, hogy a vezetőnek és a diszpécsernek maradjon ideje arra, amihez tényleg ember kell.
Mit vesz át az ügynök
02
Mit tud átvenni egy AI-ügynök őrző-védő cégeknél?
Ajánlatkérések fogadása és előkészítése
Az ügynök fogadja a beérkező megkeresést, bekéri a hiányzó adatokat (helyszín, szolgálati rend, létszámigény, időszak), elvégzi az alapszámítást, és elkészíti az ajánlatot. Beállítástól függően önállóan kiküldi, vagy előbb jóváhagyásra Önnek küldi. A számítás logikáját az élőerős őrzés kalkulátorunkban is megmutatjuk.
Szolgálati beosztás és cserék
Hiányzásnál az ügynök a szabályaik szerint megkeresi, ki jöhet szóba helyettesként, megkérdezi őket, és összesíti a válaszokat. Ha a szabályok egyértelműek, a helyettest is maga jelöli ki és értesíti; ha Ön így kéri, a végső szót a diszpécsernek hagyja. Egyik esetben sem neki kell tíz embert végigtelefonálnia.
Megbízói jelentések
A szolgálati naplókból, eseményjelentésekből és az őrjárat-ellenőrző rendszer exportjából az ügynök összeállítja a havi megbízói jelentést: műszakok, teljesített őrjáratok, események, eltérések. Egységes formában, minden hónapban ugyanakkor.
Őrutasítások kereshetővé tétele
Az objektumonkénti utasításokból és belső szabályzatokból egy belső asszisztens készül, amelyből a diszpécser vagy az új kolléga gyorsan választ kap: mi a teendő ennél az objektumnál, ha ez és ez történik.
Teljesítésigazolás és számlázás
A műszakadatokból az ügynök összesíti a teljesített órákat megbízónként, és előkészíti a teljesítésigazolást és a számla adatait.
03
Biztonságtechnikai kivitelezőknek – és mindkét területen
Árajánlat a felmérési jegyzetből
A helyszíni felmérés jegyzeteiből és fotóiból az ügynök összeállítja az anyaglistát és az ajánlat vázlatát a cég saját árlistája alapján.
Karbantartási határidők nyilvántartása
Kamerarendszerek, riasztók, tűzjelzők: az ügynök figyeli, melyik ügyfélnél mikor esedékes a karbantartás vagy a kötelező felülvizsgálat, és időben értesíti az ügyfelet és a technikust.
Hibabejelentések kezelése
A beérkező hibabejelentéseket az ügynök fogadja, bekéri a szükséges adatokat, sürgősség szerint sorba rendezi, és előkészíti a kiszállást.
Levelezés és ügyfélkérdések
Az ügynök átnézi a beérkező leveleket, osztályozza őket, a gyakori kérdésekre előkészíti vagy elküldi a választ, és jelzi, mi igényel azonnali emberi figyelmet.
Tender- és pályázatfigyelés
Az ügynök figyeli a releváns őrzési és biztonságtechnikai közbeszerzéseket és pályázatokat, és összefoglalót küld azokról, amelyek a cég profiljába illenek.
Nem biztos benne, melyik folyamattal érdemes kezdeni? Egy felmérésen megnézzük, hol megy el a legtöbb idő a cégében.
Bevezetés
04
Hogyan dolgozunk?
Nem egy nagy rendszert adunk el, amit egyszerre kell bevezetni.
Felmérés
Végigbeszéljük, hogyan működik ma a cége: ki mit csinál, mennyi időbe telik, milyen szoftvereket és táblázatokat használnak. Megkeressük azt a 2-3 folyamatot, ahol a legtöbb idő megy el.
Kiválasztás
Ezek közül egyet választunk ki elsőnek: azt, ahol a megtakarítás a legnagyobb, és a kockázat a legkisebb.
Kísérleti bevezetés
Megépítjük az ügynököt erre az egy folyamatra, a cége valós adataival és szabályaival. Egy ideig párhuzamosan fut a meglévő munkamenettel, így látszik, mit csinál jól, és hol kell igazítani.
Élesítés és betanítás
Élesítjük, és betanítjuk a kollégákat. Az elején jellemzően jóváhagyással fut, és ahol a működése bizonyított, ott Ön dönthet úgy, hogy onnantól önállóan dolgozik.
Bővítés és finomhangolás
Csak ezután lépünk tovább a következő folyamatra. Az ügynököket a cég változásaihoz igazítjuk: új objektum, új megbízó, új szabály.
Egy folyamattal kezdünk, és az eredmény alapján Ön dönt a folytatásról.
Biztonság
05
Adatbiztonság: amit egy biztonsági cégnél nem lehet megúszni
Egy őrző-védő cég érzékeny adatokkal dolgozik: a megbízók objektumainak adataival, a vagyonőrök személyes adataival, eseményjelentésekkel, sokszor kamerafelvételekkel. Az AI-ügynököket ezért ugyanazzal a szigorral kell megtervezni, mint egy beléptető- vagy kamerarendszert.
Csak ahhoz fér hozzá, amihez kell
Minden ügynök csak azokat az adatokat és rendszereket látja, amelyek a feladatához szükségesek.
Ön állítja be az önállóság szintjét
Folyamatonként eldöntheti, mit végezzen az ügynök teljesen önállóan, és mit küldjön előbb jóváhagyásra – például ügyfélnek kimenő ajánlatot vagy pénzügyi műveletet.
Naplózás
Az ügynök minden lépése visszakereshető: mit olvasott, mit készített, mit küldött el.
Megfelelő szolgáltatói háttér
Olyan AI-szolgáltatót és beállítást választunk, amelynél üzleti szerződés és adatfeldolgozási megállapodás köthető, és az Ön adatai nem kerülnek a modellek tanításába.
Adatvédelmi megfelelés
A bevezetést a cég adatvédelmi rendjéhez igazítjuk; ahol személyes adatot érint, ott ezt az adatkezelési dokumentációban is rögzíteni kell. A jogi megítélést a cég adatvédelmi tanácsadójával egyeztetjük.
06
Mit nem csinál az AI-ügynök?
Fontosnak tartjuk, hogy ezt is világosan kimondjuk.
Nem helyettesíti a vagyonőrt
és a helyszíni szakmai munkát.
Nem dönt emberekről
Felvételnél, beosztásnál vagy fegyelmi ügyben előkészíthet, de nem dönthet.
Csak azt végzi önállóan,
amit Ön erre kijelölt. Minden más jóváhagyásra kerül.
Nem tévedhetetlen
Ezért kezdünk kísérleti bevezetéssel, és ezért indul jóváhagyással minden új folyamat, amíg a működése nem bizonyított.
Arról, hogyan lehet az AI-t biztonsági döntésekben felelősen használni, az AI-ajánlások manipulálhatóságáról szóló cikkünkben írtunk.
Háttér
07
Miért mi?
Ismerjük a szakmát belülről
A Trinity Security Kft. alapítója, Györfi Gyula 26 évet szolgált a rendőrségen, ebből 18 évet parancsnoki beosztásban. Tudjuk, hogyan működik egy szolgálati rend, mit vár el egy megbízó, és mi számít bizonyítéknak egy jelentésben.
Biztonsági cégeknek fejlesztünk szoftvert
Mi fejlesztettük a Trinity Guard® okostelefonos őrjárat-ellenőrző rendszert, amelyet Magyarországon kívül az Egyesült Államokban és Mexikóban is használnak biztonsági cégek. Ismerjük, milyen adatokkal dolgozik egy őrző-védő cég, és hogyan lehet ezeket rendszerezni.
A saját cégünket is így működtetjük
A napi működésünkben AI-ügynökök végzik az ügyfél-bevezetést és az utánkövetést e-mailen és WhatsAppon, a levelezés előszűrését, a közösségi média kezelését és a keresőelemzést, valamint a spanyol és portugál nyelvű piacok tartalmát. Nem elméletet adunk el, hanem azt, amit magunk is használunk.
Rendszerfüggetlenül dolgozunk
Nem kell lecserélnie a meglévő szoftvereit. Az ügynököket ahhoz igazítjuk, amit ma használ: e-mail, táblázatok, felhőalapú irodai csomag, beosztó vagy számlázó program – ahol van hozzáférési lehetőség vagy adatexport.
08
Gyakori kérdések
Mi az az AI-ügynök?
Egy mesterséges intelligenciára épülő program, amelyet egy konkrét feladatra tanítunk be. Nemcsak válaszol, mint egy csevegőprogram, hanem el is végez lépéseket: beolvas egy levelet, adatot keres egy táblázatban, előkészít egy dokumentumot, értesítést küld.
Kiváltja az AI a diszpécsert vagy az irodai munkatársat?
Nem. Az ismétlődő adminisztráció egy részét veszi át, hogy a kollégáknak több idejük maradjon azokra a feladatokra, amelyekhez emberi döntés kell.
Önállóan dolgozik, vagy mindent jóvá kell hagyni?
Ahogy Ön kéri. Folyamatonként beállítható, hogy az ügynök teljesen önállóan végezze a feladatot, vagy bizonyos lépéseknél – például kimenő ajánlatnál vagy pénzügyi műveletnél – jóváhagyást kérjen. Az új folyamatok jellemzően jóváhagyással indulnak, és ahol a működés bizonyított, ott az önállóság fokozatosan bővíthető.
Mi történik a cégünk adataival?
Az ügynök csak azokhoz az adatokhoz fér hozzá, amelyek a feladatához szükségesek, és minden lépése naplózott. Olyan szolgáltatói beállítást választunk, amelynél adatfeldolgozási megállapodás köthető, és az adatai nem kerülnek a modellek tanításába.
Milyen rendszerekhez tud kapcsolódni?
Jellemzően e-mailhez, táblázatokhoz, felhőalapú irodai csomagokhoz, ügyfélkezelő, beosztó és számlázó programokhoz – ott, ahol van hozzáférési lehetőség vagy adatexport. A felmérésen megnézzük, a cégénél mi kapcsolható össze.
Mennyi idő a bevezetés?
Egyetlen folyamattal kezdünk, ezért az első eredmény hamar látszik. Hogy pontosan mennyi idő kell, az a folyamattól és a meglévő rendszerektől függ; ezt a felmérés után írásban megadjuk.
Mennyibe kerül?
A felmérés után írásos ajánlatot adunk. Az ár az automatizált folyamatok számától, a szükséges kapcsolatoktól és a futtatás mennyiségétől függ, mert az AI-modellek használatának díja a felhasználással arányos.
Kis cégnek is megéri?
Igen, sokszor egy kisebb cégnél a legnagyobb a nyereség, mert ott a cégvezető maga végzi az adminisztrációt. Egyetlen jól kiválasztott folyamat automatizálása is heti órákat szabadíthat fel.
Kell hozzá a Trinity Guard® rendszer?
Nem. Az AI-ügynököket bármilyen meglévő rendszerhez igazítjuk. Ha a cége Trinity Guard®-ot használ, az őrjárati adatok exportja is bekerülhet a jelentésekbe.
Nézzük meg, hol megy el az idő a cégében
Egy felmérésen végigbeszéljük a munkafolyamatait, és megmutatjuk, melyik az az egy folyamat, amelynek automatizálásával a legtöbbet nyerheti. Utána Ön dönt, hogy továbblépünk-e.
A Trinity Security Kft. rendőrségi működési engedéllyel rendelkező vagyonvédelmi vállalkozás és a Trinity Guard® őrjárat-ellenőrző rendszer fejlesztője. Alapítója Györfi Gyula biztonságtechnikai szakértő: 26 év rendészeti szolgálat, ebből 18 év parancsnoki tapasztalat.
