Hogyan válts őrző-védő céget úgy, hogy ne maradjon rés?

Biztos, hogy szolgáltatót kell váltani?

Mielőtt felmond, érdemes megnézni, hogy a probléma valóban a szolgáltatónál van-e. Tapasztalatom szerint a panaszok jelentős része három dologra vezethető vissza, és ezek közül kettőt szolgáltatóváltás nélkül is meg lehet oldani.

Az első kettőnél a szerződés és a szolgálati utasítás pontosítása gyorsabb és olcsóbb, mint a váltás. A harmadiknál viszont ritkán segít bármi — az a cég működéséből következik.

Ha nem biztos benne, hogy valóban szolgáltatót kell váltania, először kérje a szerződés és a szolgálati utasítás módosítását, és tegye mérhetővé az őrjáratokat. A Trinity Guard® őrjárat-ellenőrző rendszerrel az előírt ellenőrzési pontok és a járőrözés teljesítése visszaellenőrizhetővé válik, így gyorsan kiderül, hogy a probléma az elvárásokkal vagy a szolgáltató teljesítésével van-e.

Az első lépés: vegye elő a szerződést

Váltás előtt négy dolgot kell megnézni a hatályos szerződésben, és ezt még az új szolgáltatóval való tárgyalás előtt.

• Felmondási idő. Jellemzően harminc-kilencven nap. Ez határozza meg az egész ütemtervet.
• Automatikus meghosszabbodás. Sok szerződés magától megújul, ha nem mondják fel egy adott határidőig. Ha ezt lekési, egy évet várhat.
• Kötbér. Van-e következménye a határidő előtti felmondásnak.
• Adatszolgáltatási kötelezettség megszűnéskor. Ki kell-e adnia a szolgáltatónak a szolgálati dokumentációt, és milyen formában.

Ez a négy pont dönti el, hogy a váltás hetekben vagy hónapokban mérhető.

A kritikus pont: az átfedés

Ez a legfontosabb szakasz az egész cikkben. Az objektum egyetlen percre sem maradhat őrizetlen a váltás során.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a régi szolgáltató utolsó szolgálati napja és az új első napja fedje át egymást, ne csak érintkezzen. Egy közös műszak elég, de az kell. Ilyenkor a távozó őr átadja a helyismeretet, az új pedig már élesben látja a napi menetet.

Miért fontos ez ennyire? Mert a váltás időpontja ritkán marad titokban. A dolgozók tudják, a szállítók tudják, az alvállalkozók tudják. Aki eddig gondolkodott azon, hogy elvigyen valamit, annak ez a legkedvezőbb pillanat: az egyik cég már nem felel érte, a másik még nem ismeri a helyet.

Az átadás-átvétel ellenőrzőlistája

Írásban, két példányban, mindkét fél aláírásával. Ez nem bürokrácia — ha később bármi hiányzik, ez az egyetlen dokumentum, ami megmondja, mikor mi volt meg.

Mit kérjen el a távozó szolgáltatótól?

A szolgálati dokumentáció — járőrnaplók, incidensjelentések, szolgálatátadási feljegyzések — a megbízó objektumáról szól, tehát elkérhető. Érdemes már a felmondáskor írásban kérni, és határidőt szabni rá.

Két okból számít. Egyrészt ha később kár vagy jogvita merül fel, ezek a dokumentumok az egyetlen bizonyítékok. Másrészt az új szolgáltató sokat tanul belőlük: kiderül, hol voltak visszatérő események, mely pontokon történt a legtöbb rendellenesség.

Ha kiderül, hogy ilyen dokumentáció nem is létezik, az önmagában megválaszolja, miért kellett váltani.

Az első harminc nap

Az új szolgáltatónál ekkor dől el minden. Négy dolgot érdemes figyelni:

• Ugyanaz az őr van a poszton? Ha az első hónapban öt különböző ember fordul meg, az rossz jel a fluktuációra.
• Megérkezik a beígért riport? Ha az első jelentést be kell kérni, a többit is be fogja.
• Mit írnak az incidensjelentésbe? Az üres napló nem jó jel, hanem gyanús. Egy működő telephelyen mindig van mit rögzíteni.
• Elérhető a kapcsolattartó? Ha az első hónapban nehéz elérni, később sem lesz könnyebb.

A járőrözés dokumentálásáról és a teljesítés ellenőrizhetőségéről külön útmutatóban írtam bővebben.

Hogyan kerülje el, hogy két év múlva ugyanitt tartson?

A leggyakoribb hiba, hogy a megbízó váltás közben ugyanazt a szerződést köti meg, csak más névvel. Ha az új szerződésbe nem kerül be az, ami az előzőből hiányzott, akkor a probléma is visszatér.

Négy dolog, ami az új szerződésbe kerüljön:

• a járőrözés mérhető meghatározása: hány kör, milyen időközönként, mely pontokon
• adatszolgáltatási kötelezettség: milyen riport, milyen gyakran, milyen formában
• helyettesítési kötelezettség és annak következménye
• az alvállalkozó bevonásának feltétele vagy tilalma

Az élőerős őrzés árazásáról, létszámszükségletéről és teljes döntési folyamatáról külön útmutatóban írtam részletesen.

Segítünk megtalálni az új szolgáltatót

A Trinity Security Kft. nem végez élőerős őrzést, ezért nincs érdeke egyik szolgáltató mellett sem. A díjmentes élőerős őrzés ajánló rendszerünkben tizenkét nyilvános szempont alapján ajánlunk őrző-védő céget.

Az űrlapon külön jelölhető, ha jelenlegi szolgáltatóról váltana. Ilyenkor először azt nézzük meg, hogy tényleg váltásra van-e szükség — sok esetben ugyanis a szerződés és az ellenőrzés rendbetétele gyorsabb megoldás.

Gyakran ismételt kérdések